Qquelques règles pour bien organiser un événement ou un séminaire d’entreprise

Qquelques règles pour bien organiser un événement ou un séminaire d’entreprise

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Grâce à un séminaire d’entreprise réussi, vous allez pouvoir fédérer l’ensemble de vos collaborateurs, partenaires, salariés… autour d’un même objectif donné. Mais comme vous devez certainement vous en douter, il s’agit d’un événement dont la réussite demande du temps et de l’organisation. Nous avons préparé une liste de quelques conseils et astuces clés pour organiser un événement ou un séminaire d’entreprise réussi.

Poser les bases

La réussite d’un séminaire d’entreprise dépend en grande partie de comment celui a été préparé en amont. En effet, avant de commencer par fixer une date, vous devez en premier lieu déterminer avec précision les objectifs de cet événement et ses enjeux. Ensuite, il sera question de définir la liste des participants, leur nombre, leur profil… Tous ces éléments vont vous permettre par la suite de déterminer avec précision le budget à réserver pour l’organisation afin d’éviter des dépenses inutiles. À ce propos, sachez qu’il existe aujourd’hui de nombreuses agences spécialisées dans l’événementiel d’entreprise. Celles-ci disposent de professionnels comme ceux que vous pourrez trouver sur www.event-success.com pour vous accompagner tout au long du processus.

Après avoir établi le sens, la portée et les besoins de l’événement, il faudra maintenant établir la liste des choses à faire pour ne rien rater :

  • choisir, le plus tôt possible, une date : les participants pourront ainsi prendre les dispositions qu’il faut pour ne pas manquer l’événement
  • établir la liste précise des invités : cela va vous aider à prévoir le nombre de badges, la taille de la salle de réunion…
  • déterminer les différentes activités qui auront lieu
  • concevoir et envoyer les différentes invitations
  • créer un formulaire, Google par exemple, pour recevoir les inscriptions
  • choisir les différents prestataires et procéder à l’établissement de leurs cahiers de charge ainsi que leur contrat de prestation
  • concevoir le programme de l’événement…

Il est important de prendre le temps de bien mettre en place ces différents éléments pour ne pas avoir à face à des imprévus de dernière minute.

Bien communiquer

La communication est l’une des étapes les plus importantes pour la réussite de votre événement d’entreprise ; et ce même si vous en confiez l’organisation à une agence. En effet, avec les avantages du numérique, l’idéal serait de créer un site internet autour de l’événement ou une page de réseaux sociaux. Cette stratégie vous permettra d’avoir une idée précise du nombre de participants. De plus, cela vous servira de canal d’information sur les conditions et l’évolution des préparatifs. À ce propos, vous pourrez utiliser des stratégies marketing comme la téléprospection, qui est une superbe option.

Par ailleurs, il est important de trouver le moyen d’intéresser et de susciter la motivation des participants. Ce serait également une excellente idée d’initier, par exemple, un voyage incentive dans l’optique de renforcer la cohésion d’équipe.

Évaluer l’événement

Que ce soit le jour même ou après l’événement, vous devez trouver un moyen de recueillir l’avis des participants ; il s’agit en effet d’une étape très importante de l’organisation d’un séminaire d’entreprise.

Établissez donc un questionnaire de satisfaction en tenant compte de tous les aspects du séminaire (le contenu, le lieu, la logistique, les propositions…). Les réponses à ces questions vous permettront selon l’objectif établi (former, réfléchir, motiver) de savoir si votre événement est réussi ou pas. De plus, cela vous aidera à prendre de meilleures dispositions pour la prochaine fois.