Faut-il choisir excel ou un véritable logiciel de devis et de facture quand on est artisan ?

Faut-il choisir excel ou un véritable logiciel de devis et de facture quand on est artisan ?

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Quelle que soit l’ancienneté de votre entreprise, vous aimeriez simplifier votre gestion commerciale et comptable. Est-il nécessaire de faire appel à une solution dédiée ou l’utilisation d’un simple tableur suffit-elle ? Nous vous apportons un éclairage à ce sujet dans les lignes qui suivent !

Les limites d’Excel

Les numéros de devis / factures

La numérotation des factures est l’un des premiers écueils auxquels font face les artisans quand ils multiplient l’édition de devis et de facture. Si vous avez recours à Word, Excel ou à d’autres outils de traitement de texte / tableur, vous devez faire preuve de prudence lorsque vous renseignez le numéro de chaque facture. Pour s’affranchir de sauter un numéro qui compromet l’historique de facturation ou d’utiliser le même numéro pour deux factures différentes, vous avez tout intérêt à adopter un logiciel de facturation qui gère cela de manière automatique.

Le suivi des encours

Ensuite, l’outil de Microsoft, s’il peut s’avérer très performant sur certains aspects, ne permet pas de suivre avec clairvoyance l’état des factures dont vous disposez. Quelles prestations ont bien été payées ? Quelles interventions parmi celles que vous avez réalisées ont bien été facturées ? L’installation d’un logiciel de devis et factures pour Mac ou PC, conçu en fonction de vos besoins et de ceux de vos clients, vous facilite grandement la vie, au moyen d’un tableau de bord de l’activité particulièrement lisible.

Les informations mentionnées sur les documents

Excel et les autres principaux tableurs souffrent d’un réel manque d’automatisation. Et pour gagner du temps, vous allez nécessairement devoir vous référer aux précédents devis et factures à chaque fois que vous éditez vos documents pour ne pas commettre d’erreur. La conséquence pour votre gestion commerciale ? D’une part, vous êtes davantage susceptible d’oublier des lignes, de vous tromper d’informations client, d’oublier de modifier une valeur fixe, sans occulter les potentielles erreurs sur le calcul de la TVA, de charges, etc. Mais surtout, vous perdez un temps considérable au quotidien en pensant en gagner par « facilité », parce que vous connaissez déjà Excel.

La complexité du tableur

Initialement, on peut réellement s’interroger sur l’idée de se servir d’un outil dont on ne connaît pas les fonctionnalités, alors qu’on a déjà l’habitude de mettre à contribution un service imaginé et actualisé par un acteur fiable tel que Microsoft. Cela étant, il vous faut vous poser quelques instants et vous remémorer toutes les fois où vous avez pesté contre le manque de visibilité de l’historique tableur et celles où vous avez écumé les forums à la recherche d’une solution à vos problèmes de calcul. C’est de l’histoire ancienne si vous optez pour un logiciel véritablement adapté aux factures et devis des artisans !

La mobilité

Les opportunités commerciales vous poussent sans doute parfois à formaliser des propositions de services loin de votre bureau. Dans ce cas, si vous n’avez pas d’ordinateur portable sous la main, il faut vous contenter de l’usage de votre outil favori sur votre smartphone ou tablette. Microsoft Excel et les tableurs alternatifs n’ont pas été pensés spécifiquement pour la création de facture ou de devis, alors ils deviennent encore moins évidents à prendre en main sur des supports mobiles, contrairement aux logiciels de facturation de dernière génération.

L’image de votre société

Que vous fournissiez des services de carreleur, de couvreur, de charpentier ou d’autres professionnels du bâtiment, vous êtes forcément mis en concurrence avec d’autres entrepreneurs de votre région. De vos prix à votre façon de vendre votre savoir-faire en passant par l’apparence de vos devis, divers éléments peuvent faire la différence et vous permettre de définitivement convaincre un prospect. Incontestablement, faire parvenir une proposition ou une facture éditée sur un tableau n’est pas valorisant.

Les atouts d’un logiciel dédié à la facturation des artisans

Réduire le risque d’erreurs

En premier lieu, les outils numériques suggérés aux artisans leur donnent la possibilité de respecter sans difficulté les règles en vigueur relatives à leur facturation. En adoptant l’une des solutions auxquelles nous faisons référence, vous n’oubliez aucune des mentions obligatoires, ne jetez pas à la corbeille des factures a posteriori et vous les retrouvez aisément sans avoir à prendre du temps pour les classer. Ensuite, son utilisation s’accompagne d’une centralisation des fiches clients : l’unicité de l’information est garantie quand l’outil est paramétré comme il se doit. La fonctionnalité relative au suivi de recouvrement des créances est également très avantageuse.

Gains de temps

Par ailleurs, le recours à un logiciel de cette nature contribue à améliorer vos relations avec vos différents clients. Si vous réduisez le délai des paiements et pouvez automatiser les processus comptables, vous libérez d’autant plus de temps pour trouver des fournisseurs plus compétitifs, vous former à de nouvelles techniques artisanales ou encore intervenir sur des chantiers dans des délais plus rapides. Les gains de temps s’expliquent de multiples façons : on distingue par exemple l’envoi quasi-instantané des éléments par voie dématérialisée et la transformation rapide des documents (devis en bon de commande, etc.).

Choisir l’outil adéquat pour facturer ou établir des devis

La gestion des clients et des impayés

Tout cela ne vous aide pas forcément à choisir l’outil logiciel le plus adapté à vos besoins. Différents critères sont à prendre en considération lorsqu’on compare les solutions à disposition. Il s’agit tout d’abord de la gestion des clients qu’ils offrent à leurs utilisateurs. Est-il par exemple possible de générer une facture en un clic à partir des informations répertoriées dans le logiciel ? Outre ce paramètre, il est intéressant de s’attarder sur la gestion des impayés et l’éventuelle existence d’un processus de relance automatique.

L’utilisation hors-ligne

De plus, nous vous invitons à déterminer si vous avez la nécessité de recourir à votre logiciel dans n’importe quelles circonstances, y compris quand vous ne disposez pas d’une connexion à internet. Selon nous, cette fonctionnalité est prépondérante.

Vous pourriez par exemple avoir besoin de remettre à un contact professionnel une offre en phase avec ses exigences, sans être forcément connecté. Un client attend que vous lui transmettiez une facture alors que votre connexion demeure instable ? Vous avez décidé de faire un geste commercial ? En ayant pris soin d’enregistrer au préalable le document, vous pouvez le lui faire parvenir sans difficulté, y compris si vous ne pouvez accéder au “cloud” dans l’immédiat. En outre, le service client qui accompagne la souscription peut vous être grandement utile, que vous ayez des interrogations quant à l’utilisation du service ou que vous rencontriez une contrainte technique.